1. Dayanak

Bu Yönetmelik, Türkiye Personel Yönetimi Derneği (Dernek olarak anılacaktır) Tüzüğü’nün “Etik Kurul Kurulması” başlıklı Geçici 2. Maddesi uyarınca hazırlanmıştır.

2. Amaç ve Kapsam

Bu Yönetmelik tüm Dernek üyelerini kapsar ve üyelerin etik kural ve ilkelerini (bkz Ek:1) belirlemek ve uyulmasını gözetmek amacıyla kurulan Etik Kurul’un (Kurul olarak anılacaktır) görevlerini ve çalışma biçimini belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.

3. Kurulun Tanımı, Oluşumu ve Üyelerin Seçimi

Kurul, Derneğin amaçları doğrultusunda tüm dernek üyelerinin yasalara, meslek ve kişilik haklarına hakkaniyet doğrultusunda hareket edip etmediğinin kendine bildirilen ihbar, ikaz ve reysen hareketle gerekli araştırma ve ve tetkikleri yaparak, Yönetim ve / veya Denetim Kurulunu harekete geçiren bir organdır.

Kurul üyelerinin seçimi Dernek Yönetim Kurulu seçimleri ile birlikte yapılır. Kurul 5 asil ve 5 yedek üyeden oluşur. Genel Kurul’da yapılan seçimden sonra asil üyeler açık oyla kendi aralarında bir başkan, bir başkan vekili, bir idari sekreter ve iki üye seçerler.

Başkan, Başkan Vekili ve Sekreter, görev dönemleri süresince Kurulun yönetiminden sorumludurlar.

Kurul çalışmalarını alt kurullar oluşturarak yürütebilir.

4. Yetki ve Sorumluluk

Kurul, Tüzüğün Geçici 2. Maddesi doğrultusunda görevlerini yerine getirir. Bu amaçla,

a. Dernek üyelerinin ortak değerlerini belirlemek amacından hareketle açık ve uygulanabilir temel ilke ve kuralları tanımlar, bu ilke ve kuralların Etik Kurul Yönetmeliği’nde yer almasını sağlar ve Genel Kurul’un onayına sunulmak üzere Yönetim Kurulu’na sunar. Kurul, gerekli gördüğünde söz konusu düzenlemeleri gözden geçirerek değişiklik önerisi getirebilir.

b. Kurul, kendisine ihbar veya ikaz ile yazılı olarak iletilen konularda veya re’sen harekete geçebilir.

c. Kurul, başvurular için ön değerlendirme çalışması yapar. İncelenmesi ve araştırma yapılması gerekenler için çalışmalarını başlatır. Diğer taraftan, ön değerlendirme sonucunda soruşturma yapılmaya değer görmediği başvuruları gerekçesini belirtmek suretiyle reddine yetkilidir.

d. Kurul incelenmesi uygun bulunan konularla ilgili inceleme ve değerlendirme yapmaya yetkilidir. Kurul değerlendirmeleri esnasında gerektiğinde ilgili dernek üyeleirnden yazılı veya sözlü bilgi isteyebilir. Dernek üyeleri, söz konusu taleplere yazılı olarak cevap vermekle yükümlüdürler. Kurul değerlendirmelerini en geç 45 gün içerisinde tamamlayarak görüşünü Yönetim Kurulu’na iletir.

5. Etik Kurul Üyeliğinin Sona Ermesi

Etik Kurul üyeliğinin ve görevin sona ermesi aşağıdaki durumlarda söz konusudur.

a. Etik Kurul üyesi yazılı irade beyanı ile Etik Kurul’dan ayrılabilir.

b. PERYÖN Tüzüğü’nün 5. maddesine göre Dernek üyeliği sona eren üyenin Etik Kurul üyeliği de kendiliğinden sona erer.

c. Zorunlu bir nedene dayanmaksızın ardı ardına 2 Etik Kurul toplantısına gelmeyen Etik Kurul üyesi yazı ile uyarılır. Uyarıya rağmen 3. toplantıya da katılmayan üyenin Etik Kurul üyeliğinin yitirilmesine, Etik Kurulu’nca karar verilir. Etik Kurul, üyeliğini yitiren üyeye; Etik Kurul Kararını, yitirme nedenleri ile birlikte yazılı olarak bildirir. Etik Kurul yedek üyeleri arasından en çok oy almış olan (1. yedek) üye, Etik Kurul asli üyeliğine atanır, gerektiği durumda Kurul üyeleri arasında yeni görev dağılımı yapılır.

6. Çalışma Yöntemi

Kurul’un düzenli toplantıları dört ayda bir yapılır. Gerekli hallerde asil üyelerden herhangi birisinin önerisi üzerine daha sık toplanabilir. Kurul faaliyet raporlarını iki yılda bir yapılan Dernek Olağan Genel Kurul’unda üyelere sunar.

Kurul; Kurul başkanının gündemli çağrısı üzerine, Başkan ve/veya Başkan Vekili dahil en az üç asil üyenin katılımı ile toplanır. Kurul, toplantıya çağrıldığı tarihi takip eden 15 gün içinde toplanmak zorundadır. Diğer üyelerin önceden bilgi sahibi olmaları için ayrıntılı gündem, idari sekreter tarafından kendilerine iletilir.
Kurul Başkan’ının toplantıda bulunamaması durumunda çalışmalar Başkan Vekil’inin yönetiminde yürütülür.

Kararlar, Kurul toplantısına katılan üye sayısının yarıdan bir fazlası ile alınır. Oy eşitliği halinde başkanın veya başkan vekilinin oyu yönünde karar verilir.

Başvurular dosyaların alt kurullara iletilmesi halinde alt kurullar, kendilerine iletilen dosya üzerindeki çalışmalarını belirlenen süre içinde tamamlayarak hazırladıkları raporu Kurul’da görüşülmek üzere Kurul başkanına sunarlar.

7. Raporların Hazırlanması

Her başvuru için ayrı dosya açılır. Gerektiğinde dosya ön rapor hazırlanmak üzere süre belirlenerek oluşturulan alt kurula sevk edilebilir. Hazırlanan raporlar Kurul’da tartışıldıktan sonra onaylanır ve kesin rapor Kurul üyelerince imzalanır. Karar katılmayan üye “karşı oy” gerekçesini yazılı olarak Kurul’a sunmak zorundadır.

Kurul, düzenlenmemiş bir sorunla karşılaştığında bunu ilkeye bağlayabilir. Kendinden savunma, bilgi veya görüş istenen dernek üyesi, Kurul’un yazılı istemine en geç 7 gün içinde yazılı olarak yanıt vermekle yükümlüdür.

Kurul’un raporlarında yapmış olduğu değerlendirme, gerekçesi ile birlikte belirtilir ve sonuç kısmında “Etik Kurul Yönetmeliği İlkelerine Uyulmuştur.” cümlesine yer verilir. Bu ifade “Etik Kurul Onayı” olarak kabul edilir.

8. Yaptırımlar

Kurul, “Etik Kurallara Uymayan Eylem” olarak değerlendirdiği eylemler hakkında aşağıdaki yaptırımların uygulanmasını Yönetim Kurulu’ndan talep eder.

a. Yazılı uyarı
b. Özellikle medyada yer alan gerçek dışı ve/veya abartılı bilgiler için Dernek Yönetim Kurulu’nca tekzip işlemlerinin yapılması
c. Çalışma grubu veya diğer görevlerin iki yıl veya daha uzun süreyle dondurulması
d. Dernek üyeliğinden ihraç

Dernek Yönetim Kurulu, Etik Kurul tarafından önerilen yaptırımı 15 gün içinde görüşür ve önerilen yaptırımı, onayladığı takdirde uygulanmasını sağlamakla; onaylamadığı takdirde ise gerekçeli kararını Etik Kurul’a bildirmekle yükümlüdür. Her iki durumda da bu bildirim süresi, kararın alındığı Dernek Yönetim Kurulu toplantısı tarihinden itibaren 7 günü geçemez.

Etik Kurul kendisine iletilen karar sonucunda konuyu yeniden görüşerek aynı veya değişik kararını yeniden Dernek Yönetim Kurulu’na sunar. Dernek Yönetim Kurulu, ikinci kez sunulan kararı uygulamazsa konu Etik Kurul’ca Genel Kurul onayına sunulur.

Dernek Yönetim Kurulu’nda herhangi bir Dernek Yönetim Kurulu üye veya üyelerini ilgilendiren konunun görüşülmesi durumunda, ilgili Yönetim Kurulu üyesinin toplantıya katılmaması ve oy hakkı olmaması esastır. Aynı kural Etik Kurul üyeleri için de geçerlidir.

9. Başvuruların Gizliliği

Kurul üyeleri başvuru ve her türlü çalışmaya ilişkin bilgilerin gizliliğine -üyelikleri ve üyeliğin sona ermesini izleyen 2 yıl süreyle- özen göstermekle yükümlüdürler. Ayrıca, başvuru ile ilgili bilgisi olan herkesin gizliliğe gereken özen ve dikkati göstermesi esastır.

10. Yürürlük

Etik Kurul Yönetmeği ve eki olan Etik İlke ve Kuralları; ilk Genel Kurul’da Genel Kurul Üyelerinin onayına sunulmak koşulu, Dernek Yönetim Kurulu’nca onaylanması ve üyelere duyurulması ile yürürlüğe girer.

Dernek Yönetim Kurulu etik ile ilgili uygulamalarını bu yönetmelik hükümleri ve Dernek tüzüğünde yazılı ilgili madde hükümleri çerçevesinde yürütür.

GEÇİCİ MADDE 1 :  Bu Yönetmelik, Dernek Yönetim Kurulu’nda görüşülüp onaylandığı karar tarihinden geçerli olacak ve ilk yapılacak Olağan Genel Kurul da Dernek üyelerinin görüş ve onayına sunulacaktır.